Checklista inför evenemanget
Det finns många saker att tänka på för att ett evenemang ska bli lyckat och framgångsrikt. Här vill vi belysa några av de viktigaste punkterna du som evenemangsplanerare bör tänka på!
Vad är viktigt att tänka på?
När man planerar inför ett evenemang kan det vara mycket att hålla reda på oavsett om man planerar för ett mindre möte eller en stor konferens. Därför har vi gjort en checklista som visar på några av de viktigaste pusselbitarna för ett lyckat event. Varje tillfälle är förstås unikt och har sina speciella utmaningar men här får du en fingervisning om vad du bör tänka på.
Vad bör du tänka på?
Välj rätt datum:
Välj ett datum i så god tid som möjligt. Annars finns risken att exempelvis lokalen eller talaren du tänkt boka redan är upptagna. Se även till att datumet inte sammanfaller med ett annat evenemang. Undvik även att lägga eventet under perioder då folk ofta är lediga.
Lokal:
Försök att hitta en lokal som geografiskt passar majoriteten av deltagarna och som stämmer överens med antalet personer som kommer. Det är inte bra att ha en alldeles för stor konferenslokal. Risken är då att deltagarna sprider ut sig i lokalen och det kommer att kännas tomt. Om lokalen är för liten kan det orsaka att det blir väldigt varmt på grund av alla människor, vilket kan leda till att folk istället går därifrån. Det kan även bli problem med trängsel och förseningar.
Anlita rätt talare:
Att välja rätt talare kan vara avgörande. Tänk på vilken målgrupp som kommer och lyssnar, vilket syfte evenemanget har, om det ska vara något speciellt tema m.m. Tänk också på att vara ute i god tid när du bokar en talare. Det finns således mycket att tänka på inför en bokning. Kontakta gärna oss på TalarPoolen så hjälper vi dig hitta rätt person. Om du vill läsa mer om oss kan du gå in på sidan Föreläsningar eller är du intresserad av hur vi arbetar som talarbyrå får du gärna höra av dig.
Marknadsföring:
Nu är det dags att marknadsföra ditt evenemang! Skicka ut inbjudningar och kontakta de deltagare du vill ska komma. I besökarnas inbjudan är det alltid bra att vara tydlig genom att beskriva vad de kommer att kunna förvänta sig. Exempelvis är det alltid bra att skriva hur dagordningen kommer att se ut, eventuell klädsel och andra behövliga instruktioner.
Avstämning och kontroll:
När evenemanget börjar närma sig bör man stämma av med alla inblandade. Man bör också se över lokalen så att allt ser bra ut och att den tekniska utrustningen fungerar. Se även till att skyltningen är tydlig till lokalen så ingen hamnar fel och kontrollera hur många anmälningsantalet.
Evenemangsdagen:
Se till att du och dina medarbetare är nära till hands om någonting skulle hända. Se till att hålla tiderna. Många kan bli både irriterade och arga om det drar ut på tiden för mycket.